Zásady ochrany osobních údajů oznamovatele

Domov U Anežky, poskytovatel sociálních služeb, se sídlem Nová 303, 294 42 Luštěnice, IČO: 00874736, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl Pr, vložka 873 (dále také „My“ nebo „Organizace“) jakožto povinná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také jako „Zákon“), si Vás tímto dovoluje informovat o zavedení vnitřního oznamovacího systému a zároveň vyzvat oznamovatele k podávání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší Organizace.

Níže v textu se dozvíte zejména:
 

• Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou;
• Jaké osobní údaje zpracováváme;
• Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování);
• Kdo má přístup k osobním údajům;
• Jaká je doba zpracování osobních údajů;
• Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečeny;
• Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

1. Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou

Správcem osobních údajů je Organizace.

Osobou pověřenou Organizací k vedení vnitřního oznamovacího systému a příjímání a
vyřizování oznámení je Kateřina Semeráková, personální a mzdová účetní (dále také jako
„příslušná osoba“). Osobou zastupující příslušnou osobu v nepřítomnosti je Lucie
Tomášková, ekonom

Více informací k podávání oznámení a vnitřnímu oznamovacího systému organizace naleznete
v informačním dokumentu Organizace „Podávání oznámení podle zákona o ochraně
oznamovatelů“, který naleznete na webové stránce www.domovuanezky.cz v odkazu menu
Whistleblowing.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Za účelem prošetření podaných oznámení zpracovává příslušná osoba zejména následující
osobní údaje:
 

• datum přijetí oznámení,
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
• obsah oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřuje, je-li její totožnost známa,
• osobní údaje, které příslušná osoba získala v průběhu prošetřování oznámení,
• datum ukončení posouzení oznámení (případně datum posouzení důvodnosti oznámení) příslušnou osobou a jejich výsledek.

Zpracování výše uvedených osobních údajů je nezbytné pro splnění právních povinností, které
se na naši Organizaci vztahují. V určitých případech může být zpracování osobních údajů
nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s podaným oznámením je omezeno na osobní údaje,
které jsou nezbytné k ověření důvodnosti přijatého oznámení.

Osobní údaje získáváme:
 

• od oznamovatele, prověřovaných osob a dalších zúčastněných osob,
• od státních a jiných orgánů v rámci řešení daného oznámení,
• z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí.

Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje v souvislosti s podaným oznámením
zpracováváme:
 

• zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání,
• stážista,
• dobrovolník,
• odborný praktikant
• jiná osoba, která je nebo byla s Organizací ve smluvním vztahu,
• další osoba dotčené podaným oznámením (např. osoba, vůči níž oznámení směřuje).

3. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?

Veškeré údaje, které Organizace zpracovává, využíváme toliko pro účely řešení případů
oznámení, prevence páchání protiprávní činnosti, zajištění dodržování právních a vnitřních
předpisů Organizace a plnění právních povinností, které se vztahují na Organizaci. Osobní
údaje mohou být v anonymizované podobě využity rovněž pro statistické účely. Zpracovávané
osobní údaje mohou být dále využity k ochraně oprávněných zájmů Organizace a třetích osob
jako jsou externí spolupracovníci, klienti, obchodní partneři apod.

4. Kdo má přístup ke zpracovávaným osobním údajům?

Vaše osobní údaje zpracovává jako správce Organizace, přičemž přístup k osobním údajům
zpracovávaným v souvislosti s prošetřováním oznámení má pouze příslušná osoba, případně v
její nepřítomnosti zástupce, a další osoby pověřené řešením oznámení. Tyto osoby jsou
povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své
činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak.

Příslušná osoba nesmí sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona
bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout
příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná
osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem
oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti
poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

5. Jaká je doba zpracování osobních údajů?

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou, přičemž podle ust. § 21 odst. 2
Zákona je příslušná osoba povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního
oznamovacího systému a dokumenty související s oznámení po dobu 5 let ode dne přijetí
oznámení. Po uplynutí této doby osobní údaje mohou být osobní údaje uchovávány za účelem
ochrany oprávněných zájmů Organizace, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu
běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či
jiném řízení.

6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečené?

Organizace používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k
ochraně osobních údajů. Těmito opatřeními jsou osobní údaje chráněny před ztrátou,
zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením.

Přijímání a vyřizování oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému Organizace je
technicky i organizačně nastaveno takovým způsobem, aby k osobním údajům oznamovatele
(případně k osobním údajům tzv. dalších zapojených osob) měla zajištěn přístup toliko
příslušná osoba, a v její nepřítomnosti její zástupce, případně další osoby pověřené agendou
whistleblowingu. Uvedené osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o
kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této
činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. Ochrana dle Zákona však nepřísluší oznamovateli,
který podal vědomě nepravdivé oznámení

7. Jaká jsou práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?

Vaše práva k námi prováděnému zpracování osobních údajů jsou následující:
 

1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům;
2. Právo na opravu Vašich osobních údajů;
3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů;
4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;
5. Právo odvolat kdykoliv souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;
6. Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;
7. Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;
8. Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů

Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich
obsahu bližší obraz. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu
osobních údajů, webová stránka: http://www.uoou.cz.

Právo na přístup k osobním údajům

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše
osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou
zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány,
zdali dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování,
včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést
námitku.

Právo na opravu Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních
údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud:
 

1. Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;
3. Zpracování je protiprávní;
4. Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich
osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to
požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby
nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek
předpokládaná právními předpisy.

Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že:
 

1. Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude
   omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;
2. Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho
   o omezení jejich použití;
3. Organizace již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto
   osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na
   omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Organizaci zakazuje jejich
   vymazání); nebo
4. Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních
   údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Organizace
   převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování
bude Organizací neprodleně zrušeno.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

U některých kategorií osobních údajů je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se
zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Byl-li z Vaší strany udělen
souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné
pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Organizace, ochranu důležitých zájmů
Organizace nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při
výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace, jste oprávněni
kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu není
dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Organizace zpracovává
na základě jiného právního titulu.

Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů

Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte
právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a
to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že:
 

1. zpracování osobních údajů se v Organizaci provádí automatizovaně; a zároveň
2. zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na
   uzavření či plnění smlouvy.

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů​

Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich
osobních údajů, které zpracováváme na základě právního titulu oprávněného zájmu.
Oprávněným zájmem Organizace může být například uchování osobních údajů za účelem
efektivní obrany Organizace v případném soudním sporu.

Organizace není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné
oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro
určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele mohou být
některá práva omezena.

Jestliže budete mít jakékoliv dotazy k tomuto textu nebo ke zpracování Vašich osobních údajů,
případně budete chtít uplatnit některé z výše uvedených práv, můžete kontaktovat příslušnou
osobu, paní Kateřina Semeráková, přičemž lze využít některý z těchto způsobů:
 

1. listinné oznámení, které je možné zaslat v zalepené obálce na adresu Organizace Domov U Anežky, poskytovatel sociálních služeb, Nová 303, 294 42 Luštěnice, s označením obálky „Whistleblowing – neotevírat, výhradně k rukám příslušné osoby“. Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací,
2. e-mailovou adresu: whistleblowing@domovuanezky.cz, do e-mailu má přístup pouze příslušná osoba pověřená vedením agendy,
3. osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě termínu s příslušnou osobou na telefonním čísle: +420 733 736 490. Oznámení může být podle domluvy  sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele.

Osoba podávající žádost o uplatnění svých práv musí v žádosti uvést své identifikační údaje
(jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště), uplatňované právo a popis, čeho se
domáhá. Příslušná osoba musí být schopna identifikovat žadatele a ověřit jeho totožnost.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 1.8. 2023.

Luštěnice, dne 31.7.2023